e-Defter Saklama

Bilindiği üzere 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter kullanıcılarının uymasıgereken muhafaza ve ibraz sorumluluklarıbelirtilmiştir. Bu hükümler aşağıda belirtilmiştir:
“a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratlarıile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanmasıile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığıiçin elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır. c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarınıvergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanıdosyası, saklama ortamıile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarınıüretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırlarıiçerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.”
Saklanmasıile ilgili dizin yapısının detayıwww.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

“Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylıyevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları(Dizin yapısıstandart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamıyıl klasöründe ve yılların hepsi de aynıklasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarınımükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyalarıda ilgili ay dizinlerine konulmalı. Dizin yapısı…. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları[defterler], YB-KB dosyaları[defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları[GIB onaylıdefter beratları] ve XSLT dosyasışeklinde olmalıdır ”

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalıberatlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in yukarıda belirttiği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısıkonusuyla ilgili uyumluluk onayıalan yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur.